Aftrekbare beroepskosten

De basis is terug te vinden in artikel 49 van het Wetboek Inkomstenbelasting. Dit artikel omschrijft het als volgt:

“Als beroepskosten zijn aftrekbaar de kosten die de belastingplichtige in het belastbare tijdperk heeft gedaan of gedragen om de belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden en waarvan hij de echtheid en het bedrag verantwoordt door middel van bewijsstukken of, ingeval zulks niet mogelijk is, door alle andere door het gemeen recht toegelaten bewijsmiddelen, met uitzondering van de eed. Als in het belastbare tijdperk gedaan of gedragen worden beschouwd, de kosten die in dat tijdperk werkelijk zijn betaald of gedragen of het karakter van zekere en vaststaande schulden of verliezen hebben verkregen en als zodanig zijn geboekt.”

Om als beroepskost te kunnen doorgaan, moeten dus vier voorwaarden voldaan zijn:

1) Causaliteit: er moet een verband zijn met de beroepswerkzaamheden

2) Annualiteit: de kost moet gedragen zijn in het belastbaar tijdperk

3) Intentionaliteit: de kost heeft als doel beroepsinkomsten te verkrijgen

4) Het bedrag en de werkelijkheid moet worden bewezen (bijvoorbeeld adhv een factuur met alle verplichte vermeldingen)

Elke voorwaarde is belangrijk, maar we vragen u extra aandachtig te zijn voor de derde en de vierde. De intentie om beroepsinkomsten voort te brengen moet effectief aantoonbaar zijn en bewezen worden. Hou hier dus voldoende bewijsstukken voor bij.

De controles richten zich ook hoe langer hoe meer op de correcte bewijsvoering van beroepskosten. Dit houdt in dat elke beroepskost die u maakt, gestaafd moet worden met een correct officieel document. Voor een vennootschap moet elke overschrijving/betaling dus ondersteund worden door een bijhorend document. In de meeste gevallen is dat idealiter een factuur. Een correcte factuur bevat volgende gegevens:

- Het woord ‘factuur’, een volgnummer en datum

- Gegevens van de leverancier en klant: naam, adres, maatschappelijke zetel, btw-nummer, bankrekeningnummer, en voor een vennootschap ook het ‘rechtspersonenregister’ met vermelding van de rechtbank waar de vennootschap haar zetel heeft

- Datum van het belastbaar feit

- Details mbt het geleverde goed/dienst: benaming, hoeveelheid, btw-tarief

- De prijs met correcte btw-uitsplitsing

Alle kosten die aan bovenstaande vier voorwaarden voldoen, kunnen dus ingebracht worden als kost voor uw eenmanszaak of vennootschap. Nu zijn er natuurlijk af en toe kosten die zich in een schemerzone bevinden. Wanneer u twijfelt aan de geldigheid van een bepaalde kost, is het belangrijk er bovenstaande voorwaarden aan af te toetsen en te documenteren waarom de kost wel degelijk als beroepskost in aanmerking komt. Enkele voorbeelden:

- Een restaurantbonnetje van een etentje met een klant: men kan in twijfel trekken of u wel degelijk met een professionele relatie ging eten. Staaf dit door op het bonnetje de naam van de zakenrelatie en de reden van bespreking te noteren

- Een zakenreis/prospectietrip: documenteer door het nemen van foto’s, bijhouden van programma en overlegdocumenten,… waarom deze reis kaderde binnen de beroepswerkzaamheid

- Relatiegeschenken: noteer op de factuur om welke gelegenheid dit geschenk werd geschonken en aan wie

- …

Hou er ook rekening mee dat bepaalde beroepskosten fiscaal beperkt worden. Deze kunnen dus betaald worden door de zaak, maar worden nooit volledig als beroepskost in aftrek genomen:

- Onthaal- en receptiekosten: 50% aftrekbaar

- Relatiegeschenken: 50% aftrekbaar

- Restaurantkosten: 69% aftrekbaar

- Autokosten personenwagens: afhankelijk van de wagen

Voor de details verwijzen we graag naar onze blog: ‘De aankoop van een nieuwe wagen: fiscale aandachtspunten’ - Blog - Eskofin

- Belastingen en verhogingen, boetes en niet-specifieke beroepskledij worden volledig verworpen

Contacteer gerust uw dossierbeheerder wanneer u twijfelt of bepaalde gemaakte kosten op voldoende wijze aan deze voorwaarden voldoen. We helpen u graag verder met de correcte onderbouwing van uw boekhoudkundig dossier.

Gepubliceerd op 16/06/2021